Voortbouwend op een sterke erfenis van bijna 150 jaar, geven wij de toon aan om het leven elke dag opnieuw te verbeelden en te verbeteren. Vandaag en voor toekomstige generaties. Via onze innovatieve en duurzame merken en technologieën en via onze teams over de hele wereld. Henkel bekleedt leidende posities in zowel industriële als consumentenactiviteiten: Ons portfolio omvat bekende haarverzorgingsproducten, wasmiddelen, wasverzachters en kleefstoffen, dichtingsmiddelen en functionele coatings.
Administration Assistant
Solliciteer voor deze functie
Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments. - Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers. - Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
Job-Center: Als u al een aanvraag hebt ingediend, kunt u hier uw account aanmaken of inloggen om de status van uw sollicitatie te controleren. Als u een nieuwe account aanmaakt, gebruik dan het e-mailadres waarmee u uw hebt sollicitatie ingediend.
Over Henkel
FAQ
Ik ben geïnteresseerd in meerdere functies. Kan ik voor meerdere functies tegelijk solliciteren?
Ja, het volstaat om uw onlineprofiel in te vullen. Daarna kunt u voor meerdere functies solliciteren.
De vacature is in het Engels opgesteld. Moet ik in het Engels solliciteren?
Ja, graag. Henkel is een internationale onderneming en u zult dus met collega's uit de hele wereld samenwerken. Binnen onze onderneming is Engels onze voertaal. In het algemeen is het aanbevolen te solliciteren in de taal van de vacature.
Word ik tijdens het proces geïnformeerd over de status van mijn sollicitatie?
Elke in te vullen functie is uniek, en het is zowel voor u als voor ons belangrijk om het proces tot een goed einde te brengen. Wij willen er zeker van zijn dat zowel de kandidaat als de organisatie een goede match zijn. Wij zullen gedurende het volledige proces feedback geven aan de kandidaten.
Kunnen werknemers bewegen tussen verschillende sectoren en/of verschillende landen?
Ja, sterker nog, binnen Henkel verwachten we van ons talent dat ze flexibel en mobiel zijn. Dit draagt bij tot het grote wereldwijde succes van onze onderneming.
Onze "Triple two"-filosofie draagt bij aan deze verwachting: u kunt ervaring opdoen in tenminste twee functies, twee verschillende landen en twee activiteitensectoren. Wij passen deze filosofie toe omdat wij denken dat uw persoonlijke ontwikkeling baat heeft bij verschillende functies in verschillende domeinen en verschillende afdelingen, waardoor u ook een beter begrip zult hebben van Henkel als wereldwijde onderneming.
Hier vindt u meer informatie over onze opleidingsprogramma's.
Met wie moet ik contact opnemen als ik vragen heb over mijn sollicitatie?
Het recruitmentteam beantwoordt alle vragen aangaande uw sollicitatie. Neem hier contact op met het team.